Constitution of the International Federation Film Societies (English and French)

Statutes/CONSTITUTION
English / Francais)

Article 1 : Name
An international association has been set up in 1947 in Cannes (France) among groups of film societies in countries throughout the world and this association shall be called FEDERATION INTERNATIONALE DES CINE-CLUBS (F.I.C.C.), in the English language the INTERNATIONAL FEDERATION OF FILM SOCIETIES (I.F.F.S) and in Spanish FEDERACIóN INTERNACIONAL DE CINE CLUBES.

Article 2 : Duration. office and language
The duration of the association is not limited to any period. The office of the association shall be decided upon by the General Assembly and may vary. The official languages of the association are English, French and Spanish. The business year of the association is the Roman calendar year.

Article 3 : Objects The aim of the association is to develop close co-operation between its members, to maintain the presentation, distribution and study of films in the sense of culture, art and social development.

Article 4 : Membership
Members of the association are federations of non profit film societies and cinemas in one country consisting of a representative number of film societies/cinemas based on regional, geographic, language or ethnic groupings. The members shall be non-profit making and non-commercial and are concerned with the development of the art of the film. Their membership shall be subject to the approval of the general assembly. All members shall pay the same membership fee and receive the same services from the association.

Article 5 : Associate Membership In countries where no federations of film societies exist, or where there is only one film society, associate membership shall be granted, subject to approval by the general assembly.

Article 6 : Membership applications Applications for membership of the association shall be submitted in writing, together with the constitutions of the organisations concerned, to the Executive Committee who shall recommend the admission of applicants for membership. Copies of these shall be provided for the subsequent General Assembly to ratify.

Article 7 : Membership termination
Membership of the association may be forfeited by resignation, non payment of membership fees for two or more consecutive years without having notified the Executive Committee of the reason or expulsion. Resignations must be addressed to the Executive Committee. Expulsions shall be decreed by the General Assembly.

Article 8 : Composition
The association is composed of:
a) the GENERAL ASSEMBLY
b) the EXECUTIVE COMMITTEE

Article 9 : General Assembly
The General Assembly is the supreme authority of the Association. It shall be composed of the members. It shall be held at least once every two years. The Executive Committee may summon an Extraordinary General assembly whenever it considers this necessary or if one-fifth of the members request this in writing to the Vice Presidents.

Article 10 : Rules for the General Assembly
Notices convening meetings of the General Assembly should be given by the Executive Committee at least three months before the dates of the meetings. The chair of the General Assembly shall be taken by the president or a vice president of the IFFS or any other member of the association appointed by the Executive Committee and approved by the General Assembly. Decisions shall be taken by a simple majority of the votes of the members present or who have provided a written proxy prior to the meeting. Each member present and entitled to vote may carry up to one proxy vote. For the purposes of voting at the general assembly, provided the membership fees since the last general assembly have been received, one vote shall be granted to each member. The membership fee for associate members does not grant voting rights at the general assembly.

Article 11 : Tasks of the General Assembly
The General Assembly shall:
a) Approve the minutes of the previous General Assembly
b) Admit and expel members.
c) Fix the amount of membership fees and approve the balance sheet of income and expenditure accounts as audited.
d) Discuss and approve the programme of activities
e) Decide the number and size of groups
f) Elect a president, vice presidents, a treasurer (the officers), an auditor. and remaining members of the Executive Committee. Reelection shall be possible. The number of additional members for special tasks shall not exceed the number of officers and group secretaries.
g) Decide on any alterations to the Constitution.

Article 12 : Composition of the Executive CommitteeThe Executive Committee will be a compilation of “Main Office”, “Group Secretaries” and “Special Duty Officers”.
Main Office: The Main Office will be constitute with 5 (Five) members. All the Main Office Members will be member of the Executive Committee.
1. Cultural President – one
2. President- one
3. Vice President- one
4. Secretary General- one
5. Treasurer- one
Group Secretaries: Each Group (approved by the G. A.) will elect one person as Group Secretary. All the Group Secretaries will be member of the Executive Committee.
Special Duty Officers: The G. A will appoint (by electoral process) a number of Special Duty Officers to assist the main office. All the Special Duty officers will be member of the Executive Committee.
The members of the Executive Committee are elected for the period between one general assembly and the next and are eligible for reelection.

Article 13 : Standing Orders of the Executive Committee
The meetings of the Executive Committee are convened by the president, or a vice president. The meetings are presided over by the president or a vice president or any other person agreed upon by the Executive Committee.. The quorum for an Executive Committee meeting shall not be less than one quarter, provided always that two Officers be present.

Article 14 : Tasks of the Executive Committee
The tasks of the Executive Committee shall include:
a) Approval of the minutes of the previous meeting
b) Administration of current business
c) Convening of General Assemblies
d) Implementation of decisions taken by the General Assembly
e) Presentation of a report on activities to the General Assembly
f) Authorisation of expenditure
g) Provisional admission of new members
h) Recommendations for admission and expulsion of members to the General Assembly.
i) Handling of appropriate business
j) Preparation and execution of budget schemes
k) Consideration of group reports and reports on special tasks
l) Draw up a programme of activities

Article 15 : Composition of Groups
The association may be organised in groups of members as deemed appropriate for the efficient working of the members. Each member shall decide in which group it will exercise its voting right but this shall not exclude its participation in the activities of any other group.

Article 16 : Group Secretariats
Each group appoints a group secretary for approval by the General Assembly.

Article 17 : Group functions
The functions of the group secretariats shall be:
a) To act as intermediary between the various members of the group and the Executive Committee
b) To encourage and develop co-operation between the members of the group
c) To communicate to the group information from the IFFS and vice versa
e) To provide reports of group activity to the Executive Committee and General Assembly

Article 18 : Administration and Finance The treasurer is empowered to receive subscriptions and income from any source. One out of the treasurer and the vice-presidents, are empowered to sign on behalf of the association in matters concerning these funds upon unanimous agreement in writing. The place of the bank account of the association shall be decided upon by the executive committee and approved by the General Assembly. The treasurer shall draw up a balance sheet at the end of each financial period and submit it with the relevant accounts to the Executive Committee, before presenting to the General Assembly.
The accounts shall be audited by the auditor. In the events of debts, only the funds of association may be employed to offset these. In no case shall the members of the association be held responsible for debts. The treasurer shall not be held personally responsible for debts other than those contracted as a result of exceeding the powers granted him.

Article 19 : Amendment of the Constitution and Winding-Up
The constitution shall not be amended and the association shall not be dissolved except by a two-thirds majority of the members present or represented at the General Assembly. No amendment of the constitution or proposal for a winding-up shall be discussed unless it had been placed on the agenda and at least half of the members are present at the meeting. Any request for an amendment of the constitution or for a winding-up must be submitted to the Executive Committee at least four months before the date fixed for the general assembly.

Article 20 : Legal status of language
In the event of any legal dispute only the French text of the constitution will be considered valid.

Version as approved at General Assembly Matera, June 2006

Version avril / April 2001

Fédération Internationale des Ciné-Clubs
STATUTS
Article 1 : NOM
Article 6 : DEMANDE D¹ADHÉSION

Les demandes d'adhésion à l'association doivent être adressées, par écrit et accompagnées des statuts des organisations concernées, au Comité Exécutif auquel il appartient de présenter les dossiers et de recommander l'admission de nouveaux membres à la ratification de la prochaine Assemblée Générale.
Article 7 : CESSATION D¹ADHÉSION

La qualité de membre de l'association se perd par démission, pour non-paiement de l'adhésion durant deux années ou plus sans justification fournie au Comité Exécutif et par exclusion. Les démissions doivent être adressées au Comité Exécutif. Les exclusions sont prononcées par l'Assemblée Générale.
Article 8 : L'association est composée de:

a) l¹ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
b) le COMITÉ EXÉCUTIF
Article 9 : L'Assemblée Générale

L'Assemblée Générale est l'organe suprême de l'association. Elle est composée des membres de l'association. Elle est réunie au moins une fois tous les deux ans. Le Comité Exécutif peut convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire toutes les fois qu'il le juge nécessaire ou si un cinquième des membres en fait la demande.
Article 10 : RÈGLES DE L¹ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Les convocations aux Assemblées Générales doivent être adressées par le Comité Exécutif au moins trois mois avant les dates des réunions. La présidence de l'Assemblée Générale est assurée par le Président ou un vice-Président de la F.I.C.C. ou par un autre membre de l'association nommé par le Comité Exécutif et confirmé par l'Assemblée Générale. Les décisions sont prises à la majorité simple des votes des membres présents et des membres représentés qui ont adressé un pouvoir écrit avant la réunion. Chaque membre présent autorisé à voter ne peut détenir qu'un pouvoir en plus du sien. Chaque fédération membre de l'association dispose d'une voix à l'Assemblée Générale: la participation aux votes est soumise au règlement, enregistré par le trésorier de l'association, des adhésions dues depuis la précédente Assemblée Générale. Le paiement de l'adhésion des membres associés ne donne pas de droit de vote aux Assemblées Générales.
Article 11 : TÂCHES DE L¹ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

L'Assemblée Générale est appelée à voter sur:
a) l'approbation du compte-rendu de la précédente Assemblée Générale
b) la ratification des décisions du Comité Exécutif concernant admissions et exclusions de membres
c) la fixation du montant des adhésions et l'approbation du bilan et du compte d¹exploitation, certifiés par le Commissaire aux Comptes
d) L'Assemblée Générale discute et approuve le programme d¹activités
e) décide du nombre et de la taille des groupes
f) élit un Président, des vice-Présidents, un Trésorier, x administrateurs (x minimum, x maximum) et autant de Secrétaires de Groupes qu¹il y a de Groupes reconnus par l¹Assemblée Générale et, également, des membres supplémentaires chargés de tâches spéciales pour la période comprise entre l¹Assemblée Générale et la suivante. La réélection est autorisée. Le nombre de membres supplémentaires ne doit pas dépasser celui des administrateurs du Comité Exécutif et des Secrétaires de Groupes. L¹Assemblée Générale désigne un Commissaire aux Comptes
g) décide de toutes modifications des statuts.
Article 12 : COMPOSITION DU COMITÉ EXÉCUTIF

Le Comité Exécutif est composé du Président, des vice-Présidents, du Trésorier, des autres administrateurs, des Secrétaires de Groupes et des membres supplémentaires élus par l¹Assemblée Générale pour des tâches particulières.
Les Secrétaires de Groupes sont les délégués des groupes constitués dont ils ont la charge. Les membres du Comité Exécutif sont élus pour la période comprise entre l¹Assemblée Générale qui les a élus et l¹Assemblée Générale suivante. Ils sont rééligibles.
Article 13 : FONCTIONNEMENT DU COMITÉ EXÉCUTIF

Les réunions du Comité Exécutif sont décidées par le Président ou un Vice-Président. Les réunions sont présidées par le Président ou un vice-Président ou toute autre personne agréée par le Comité Exécutif. Le Comité Exécutif ne peut siéger valablement que si le quorum d¹un quart des membres présents est atteint et à condition que soient toujours présents deux administrateurs.
Article 14 : TÂCHES DU COMITÉ EXÉCUTIF

Les tâches du Comité Exécutif sont les suivantes :
a) Approbation du compte-rendu de la réunion précédente
b) Gestion des affaires courantes
c) Convocation aux Assemblées Générales
d) Mise en ¦uvre des décisions prises par l¹Assemblée Générale
e) Présentation du rapport d¹activités à l¹Assemblée Générale
f) Ordonnancement des dépenses
g) Admission provisoire de nouveaux membres
h) Répartition appropriée des tâches
i) Préparation et exécution des projets de budget
j) Examen des rapports des groupes et des rapports sur les missions spéciales
k) Établissement du programme d¹activités.
Article 15 : COMPOSITION

Des groupes de membres peuvent être constitués au sein de l¹association si cela semble approprié à l¹efficacité du travail.
Chaque membre décide dans quel groupe il exercera son droit de vote ce qui n¹exclut pas sa participation aux activités d¹un autre groupe.
Article 16 : SECRÉTARIATS DE GROUPES

Chaque groupe désigne un Secrétaire pour approbation par l¹Assemblée Générale.
Article 17 : FONCTIONS DES GROUPES

Les fonctions des secrétariats de groupes sont les suivantes :
a) Agir comme intermédiaires entre les différents membres du groupe et le Comité Exécutif
b) Encourager et développer la coopération entre les membres du groupe
c) Communiquer au groupe les informations en provenance de la F.I.C.C. et vice-versa
e) Fournir les rapports d¹activité du groupe au Comité Exécutif et à l¹Assemblée Générale.
Article 18 : ADMINISTRATION ET FINANCES

Le Trésorier est chargé de recevoir les adhésions et les recettes de toute provenance. Sont autorisés à signer, au nom de l¹association en ce qui concerne ces fonds, séparément et après accord unanime, le Trésorier ou l'un des Vice-Présidents.
Le lieu du compte en banque de l¹association est décidé par le Comité Exécutif et approuvé par l¹Assemblée Générale.
Le trésorier dresse un compte d¹exploitation à la fin de chaque exercice et le soumet, avec les pièces comptables correspondantes, au Comité Exécutif avant sa présentation à l¹Assemblée Générale.
Les comptes sont contrôlés par le Commissaire aux Comptes. En cas de dettes, seuls les biens de l¹association doivent être employés pour les rembourser. Les membres de l¹association ne sont en aucun cas responsables des dettes. Le Trésorier n¹est pas personnellement responsable des dettes de l¹association sauf dans le cas où elles résultent d¹actions excédant les pouvoirs qui lui ont été accordés.
Article 19 : MODIFICATION DES STATUTS ET DISSOLUTION

Les statuts ne peuvent être modifiés, l¹association ne peut être dissoute que sur décision d¹une majorité des deux tiers des membres présents ou représentés à l¹Assemblée Générale. La modification des statuts ou la proposition de dissolution ne peut être discutée qu¹à la condition qu¹elle soit inscrite à l¹ordre du jour et que la moitié au moins des membres de l¹association soient présents à la réunion. Aucune demande de modification des statuts ou de dissolution ne peut être soumise au Comité Exécutif dans un délai inférieur à quatre mois avant la date fixée pour l¹Assemblée Générale.

Article 20 : LANGUE LÉGALE DES STATUTS

En cas de litige, seul le texte des statuts en langue française sera pris légalement en considération.

Statuts approuvés par l¹Assemblée Générale de Porto, avril 2001

A été créée, en 1947, à Cannes (France), entre les organisations de ciné-clubs existant dans les pays à travers le monde, une association internationale qui a pris le nom de FÉDÉRATION INTERNATIONALE DES CINÉ-CLUBS (F.I.C.C.) ou, en langue anglaise, INTERNATIONAL FEDERATION OF FILM SOCIETIES (I.F.F.S.).

Article 2 : DURÉE - SIÈGE SOCIAL - LANGUES

La durée de l'association est illimitée. Le siège social de l'association est fixé par l'Assemblée Générale et peut être changé.. Les langues officielles de l'association sont l'Anglais et le Français.

Article 3 : BUTS

L'objet de l'association est de développer une étroite coopération entre ses membres afin de poursuivre la présentation, la diffusion et l'étude de films dans une perspective culturelle, artistique et sociale.

Article 4 : ADHÉSION DES MEMBRES

Les membres de l'association sont des fédérations de ciné-clubs et/ou de cinémas non commerciaux qui regroupent, dans le même pays, un nombre représentatif de ciné-clubs et/ou de cinémas non commerciaux sur un plan régional, géographique, linguistique ou ethnique. Les fédérations membres doivent exercer des activités non commerciales, sans but lucratif et se consacrer au développement de l'art cinématographique. La qualité de membre de l'association est soumise à l'approbation de l'Assemblée Générale.
Tous les membres payent le même montant d'adhésion et reçoivent les mêmes services de l'association.

Article 5 : ADHÉSION DES MEMBRES ASSOCIÉS

Dans les pays où il n¹existe pas les conditions de constitution d¹une fédération de ciné-clubs ne sont pas réunies, les ciné-clubs peuvent être admis, à titre individuel, comme membres associés, après approbation de l'Assemblée Générale.